JOB DESCRIPTION - NHỮNG LƯU Ý ĐỂ TRIỂN KHAI HIỆU QUẢ 

Người viết bản mô tả công việc phải là Quản lý bộ phận.

Điều vô cùng cơ bản này mà nhiều khi phòng Nhân sự không làm được đó nhen. Vì các anh/chị quản lý thường sẽ nói là “à cái này phòng Nhân sự viết giúp đi, anh/chị bận nhiều việc lắm”, “viết cái này làm gì zậy em”, “hồi trước anh gửi em để tuyển dụng rồi, sao còn viết lại chi nữa”,… Và thế là khi mà deadline gần đến nơi, phòng Nhân sự sẽ è đầu ra làm, xào xào nấu nấu từ trên mạng xuống theo kiểu search những vị trí tương đương, rồi gửi lại cho các anh/chị ấy xem lại, duyệt tổng thể rồi thôi.

Quan điểm của mình, cách ấy không tồi, dù sao vẫn có được bản mô tả công việc mà được Quản lý bộ phận duyệt qua rồi. Tuy nhiên, hãy nhớ một điều rằng bạn càng làm thế, bạn càng chiều các anh/chị ấy thì các anh/chị ấy lại càng có tâm lý chuyện này chuyện nhà Nhân sự. Chưa kể, chưa chắc họ đã thật sự review 1 cách tử tế mà qua loa lấy lệ, dẫn đến thông tin trên bản mô tả công việc sai vẫn hoàn sai.

Hãy nhớ: Quản lý con người là trách nhiệm chính thuộc về Quản lý chứ không phải Nhân sự. Hãy tìm mọi cách để họ làm đúng cái chức năng mà nhiều khi họ quên lãng. Để làm được chuyện này, hãy dành thời gian training cho Quản lý bộ phận cách viết mô tả công việc hiệu quả, nhấn mạnh tầm quan trọng của tài liệu này với họ. Bản thân họ có thể tự viết cho nhân viên nhưng thường mình đề xuất là các anh hướng dẫn lại cho nhân viên của mình tự viết mô tả công việc của chính mình và gửi lên cho họ review. Nhiều khi, đây cũng là 1 cách để họ xem xét lại việc phân bổ công việc trong đội nhóm của mình.

Và hãy liên tục theo sát, hỗ trợ họ. Dựa trên cơ cấu phòng ban, bạn có thể suggest những vị trí nào cần có Mô tả công việc, và nhấn mạnh vào yếu tố viết mô tả công việc cho vị trí chứ không phải cho từng nhân viên để giảm bớt áp lực về khối lượng công việc. Sau khi giao deadline hoàn thành, hãy cố gắng check-in nhẹ nhàng để biết tiến độ và hỗ trợ kịp thời hoặc báo cáo cho cấp cao về tiến độ thực thi để nhận được nhiều hỗ trợ hơn.

Viết Bản mô tả cho công việc chứ không phải cho người nắm giữ công việc đó

Khi viết Mô tả công việc, chúng ta rất dễ bị tác động bởi người nắm giữ công việc đó. Ở các điểm sau:

Người đang làm thực sự đang làm nhiều hơn công việc ở vị trí công việc, nhiều khi do nhiều yếu tố như thiếu người làm, có người nghỉ sinh, phát triển cá nhân,…  dẫn đến 1 bạn làm công việc này có thể kiêm nhiệm thêm một số công việc không thuộc trong phạm vi của công việc.

Kinh nghiệm của nhân viên đang cao hơn mức cần thiết ở vị trí công việc. Ví dụ như 1 bạn T&L Officer chỉ cần tối thiểu 2 năm kinh nghiệm nhưng bạn hiện đang làm đã làm ở đó được 3 – 4 năm và thế là chúng ta viết vào bản mô tả là kinh nghiệm tối thiểu cần 3 – 4 năm.

Việc viết như thế này quả thực làm khó rất nhiều cho nhân viên Tuyển dụng. Bởi đâu phải dễ mà kiếm được 1 bạn superman như bạn ở trường hợp 1 cũng như 1 người có 3 – 4 năm kinh nghiệm liệu có chấp nhận tiếp tục làm công việc ở level Officer?

Cân bằng giữa chi tiết và khái quát

Một điều nữa thường thấy là nhiều anh/chị biến mô tả công việc thành 1 cái checklist thiệt là dài tất cả các công việc của nhân viên. Cân bằng giữa chi tiết và khái quát cũng là điều quan trọng. Mình thường dựa trên công việc đó có những mục tiêu nào và sau đó đâu là những đầu việc chính để đạt được mục tiêu đó. Những công việc quá tủn mủn thì thôi đừng đề cập.

Những công việc khác được giao

Thật sự mà nói thì ai làm công việc cũng sẽ có lúc được giao những công việc khác do sự phân công của sếp, thường thì nó là những việc hơi vặt 1 xíu hoặc chỉ trong 1 thời gian ngắn mà thôi. Thế nên có cũng được mà không có cũng được vì nó như chuyện hiển nhiên. Tuy vậy, mình đã từng gặp 1 trường hợp việc sếp giao chiếm 30% công việc của một người thì đến lúc này cần thiết phải cân nhắc trong con số 30% này có mảng nào là chính nữa hay không nhé.

Đi kèm với cái này là những công việc được ghi là HỖ TRỢ (SUPPORT), chữ này đáng sợ lắm vì nó rất là không rõ ràng, hỗ trợ là sao, là người kia nói gì làm đó đó, vậy thì người làm có trách nhiệm chính không, có chuyên môn gì không,…? Tốt nhất, trong Mô tả công việc né chữ này càng nhiều càng tốt.

Hãy thể hiện những đo lường về công việc

1 điều thường dễ bị bỏ quên khi viết Mô tả công việc là chúng ta quá sa đà vào việc lên danh sách những việc mà vị trí đó cần làm mà quên đi là kết quả mang lại cũng vô vàn quan trọng để giúp người nhân viên hiểu rõ và làm việc cho đúng và có chất lượng cao nhất.

Lúc mình thực hiện dự án về Mô tả công việc, Hay Group luôn tư vấn theo mô hình Key Accountability Area, trong đó nó luôn thể hiện rõ:

–          Tên mảng công việc chính của bạn

–          Những hoạt động chính trong mảng công việc này

–          Kết quả cần đạt được trong mảng công việc này

Thật sự mình thấy cách viết này rất rõ ràng và dễ hiểu nên khuyên dùng cho mọi người.

Cái template Mô tả công việc có thể sẽ được một số bộ phận về Quản lý chất lượng, An toàn, Môi trường,… quan tâm

Các hệ thống quản lý các thể loại như ISO, OHSAS, HACCP,… thường đều có đề cập đến yêu cầu về con người mà có thể sẽ liên quan đến Mô tả công việc. Kinh nghiệm xương máu là lúc mình làm, phòng An toàn của công ty đang chuẩn bị đánh giá OHSAS 18001 và có 1 tiêu chuẩn là việc bảo đảm an toàn là trách nhiệm của toàn thể nhân viên. Thế là anh HSE Manager yêu cầu toàn thể mọi mô tả công việc của nhân viên đều có câu này. Mình không biết là cách giải quyết của anh ấy như vậy có phù hợp với tiêu chuẩn và có hiệu quả không nhưng để nói lên rằng các bạn cũng nên hỏi thăm các anh/chị phụ trách các hệ thống tiêu chuẩn và cho họ xem qua trước khi tiến hành nhé.

Bản mô tả công việc, nói khó thì rất khó mà dễ cũng rất dễ. Quan trọng là người có tâm, bởi suy cho cùng đây là điều cơ bản. Nếu mình chưa làm tốt điều cơ bản, liệu có thể nghĩ đến những cái xa xôi. Chúc mọi người thành công với bản mô tả công việc của mình.