JOB DESCRIPTION - CÔNG CỤ CƠ BẢN CỦA NGƯỜI LÀM NGHỀ NHÂN SỰ

Có 1 chị đồng nghiệp đã từng nói với mình rằng: Đơn vị của xã hội là gia đình thì đơn vị của 1 tổ chức chính là vị trí công việc. Một tổ chức được hình thành nhờ vào các vị trí công việc tổ hợp với nhau, ai làm việc nấy để cuối cùng đem lại kết quả cho công ty. Mà cái đơn vị này thì lại được thể hiện thông qua bản mô tả công việc (Job Description). Thế nên với dân trong nghề, cái JD quan trọng lắm. Như mình đây mà có ai gọi giới thiệu cơ hội thì cũng đòi ngay cái JD xem thử có hợp không, vào công ty rồi thì cũng xin cái JD chi tiết xem lần nữa. Mà mình thấy ai cũng có xu hướng thế nên có thể xem JD là cái công cụ cơ bản của cơ bản rồi. Ấy vậy chứ viết JD không đơn giản à, phải học và làm nhiều thứ lắm đó nghen.

JD là gì, xài nó sao?

Từ này phổ biến nhất nè, Job Description, nghĩa là bản mô tả công việc. Cũng có công ty gọi là Job Profile, Job Success Profile,… có người nói là khác nhau, xịn hơn nhưng mình nghĩ suy cho cùng, đó cũng là bản mô tả về 1 vị trí công việc ở tổ chức. Thông tin trong JD sẽ bao gồm thông tin cơ bản về công việc, những hoạt động mà người nhân viên phải làm, kết quả cần đạt được, các mối quan hệ công việc, những yêu cầu cần thiết cho công việc,…

JD có nhiều ích lợi lắm nha.

Đầu tiên, là phục vụ cho tuyển dụng. Người tuyển dụng nhờ đọc JD mà hiểu được tính chất và yêu cầu để tuyển cho đúng người đúng việc. Từ bản JD rất chi tiết, người tuyển dụng sẽ viết thành Job Post để ứng viên lấy thông tin và ứng tuyển.

Nếu nhân viên mới vào công ty thì chính bản JD là công cụ giúp nhân viên mới dễ dàng học hỏi, hội nhập và thực hiện tốt công việc.

Tiếp đó, từ thông tin JD, mình có thông tin để đánh giá và phân tích, xây dựng những tiêu chuẩn năng lực, những kỹ năng cần trang bị, đào tạo cho nhân viên.

Và nếu nhân viên có tinh thần học hỏi, phấn đấu, có thể xác định mong đợi nghề nghiệp, kiếm cái JD của vị trí đó đọc qua để định hướng rèn luyện.

JD cũng giúp quản lý đưa ra những chỉ tiêu thành tích (KPI) để nhân viên phấn đấu đạt thành tích

Rồi cũng từ việc hiểu rõ công việc thông qua JD, phòng Nhân sự sẽ tiến hành đánh giá công việc (Job Evaluation), định ra cái công việc đó sẽ ở Pay Grade bao nhiêu (theo Hay System, hay Mercer,…) để định khung lương bổng.

Mới kể sơ sơ mà đã được quá chừng cái lợi rồi, nên có nói JD là đầu câu chuyện của Nhân sự cũng hổng có sai.

Những nội dung nào cần có trong JD? 

Thường mình thấy JD sẽ có các nội dung sau:

1. Thông tin chung:

Thường bao gồm tên vị trí công việc, mã công việc, bộ phận, phòng ban, báo cáo cho vị trí nào, số lượng nhân viên trực tiếp, gián tiếp, tên người nắm giữ công việc hiện tại, mã số nhân viên.

2. Mục đích công việc (Job purpose)

Dòng này để giải thích rõ lý do gì mà trên đời tồn tại công việc này, vị trí này đóng góp cho mục tiêu nào của công ty. Kiểu như nếu công ty có sứ mạng thì công việc có mục đích zậy đó.

Mục đích công việc thường sẽ theo cấu trúc: Công việc này làm hành động gì cho đối tượng nào để đạt được điều gì cho tổ chức.

3. Công việc/ Trách nhiệm (Accountability/ Key Performance Area)

Phần này là quan trọng nhất trong JD, nó sẽ mô tả cụ thể công việc bao gồm:

– Đâu là mảng trách nhiệm chính của công việc này (Key area/accountability)

– Với mảng trách nhiệm đó, những hoạt động trọng tâm cần làm là gì (Key activities)

– Mục tiêu của mảng trách nhiệm này là gì (những chỉ số giúp đo lường thành công của mảng trách nhiệm này) (Outcome)

4. Mối quan hệ (Relationship)

Vị trí này sẽ cần làm việc với những bộ phận nào trong công ty (internal) hay đối tác, khách hàng nào (external)

5. Yêu cầu (Requirement)

Với trách nhiệm công việc ở trên, người làm được công việc này sẽ được yêu cầu về bằng cấp chuyên môn, kinh nghiệm, kỹ năng, phẩm chất gì.

6. Các nội dung khác

Ở nhiều công ty, mình thấy trong JD sẽ thể hiện thêm phần quyền hạn, hay ngân sách mà vị trí đó quản lý, rồi những khó khăn chính ở vị trí đó gặp phải và hướng giải quyết.

Những thông tin này nếu có sẽ rất tốt, giúp cho JD rõ ràng hơn nhiều lắm. Tuy nhiên, cá nhân mình vẫn thấy những nội dung từ 1 đến 5 là căn bản nhất, đừng để thiếu, còn phần 6 thì kiểu có sẽ tốt hơn thôi chứ đừng bắt buộc kẻo JD của bạn sẽ chỉ là dài dòng lê thê, quá nhiều thông tin mà tính hiệu quả sẽ không cao nữa.